São nas reuniões de assembleia que o futuro do condomínio é decidido. Por isso, a participação dos condôminos é tão importante nessas decisões. Isso faz com que muitos síndicos se esforcem atrair mais participantes para a assembleia e garantir o quórum necessário para aprovar projetos importantes que serão fundamentais para o condomínio, além de discutir situações pertinentes do dia a dia que impactam a vida de todos os moradores.

Pensando nisso, resolvemos listar algumas dicas que podem ajudar você a aumentar a participação dos moradores na assembleia do seu condomínio.

Mescle os assuntos da reunião

A primeira dica é bastante útil e pode ajudar atrair mais participantes para a assembleia. Muitas vezes quando o tema das AGOs é dominado por um único tema pode acabar afastando os moradores. Por isso, na hora de montar a pauta da próxima reunião tente mesclar os assuntos que serão tratados, inclua temas importantes como melhorias para o condomínio, previsão orçamentária e ajustes nas normas de convivência.

Evite discutir assuntos fora da pauta

As reuniões de assembleia são momentos muito aguardados tanto pelos moradores como pela administração do condomínio. Por isso, as pautas da reunião são montadas e notificadas com antecedência. Uma dica para evitar que as reuniões se tornem tumultuadas é evitar que pautas que não foram planejadas sejam discutidas durante a reunião, transformando um momento valioso em discussões desnecessárias.   

Utilize metodologias de mediação de discussões para guiar o andamento da assembleia e evite transtornos.

Cumpra o horário estabelecido

Muitas pessoas evitam participar de assembleias por saberem que essas reuniões acabam se alongando mais do que deveriam. Uma forma de evitar que isso aconteça é seguir rigorosamente os horários de início e término das reuniões. Pontualidade é algo que certamente vai atrair mais moradores para suas assembleias. 

Convoque com antecedência

O dia a dia de todos é sempre muito corrido e, por vezes, é difícil encontrar espaço na agenda para participar das assembleias. Uma forma de garantir que todos os moradores consigam se planejar para participar de todas assembleias é convocar as AGOs com o máximo de antecedência possível, cerca de dez dias antes é um bom prazo.

Nessa hora a tecnologia é sua maior aliada. Utilizar softwares de gestão de condomínio para comunicar todos os moradores é uma excelente alternativa.

Capriche no edital de convocação

É no edital de convocação que você precisa convencer os moradores a participar da assembleia. Nele, devem constar os assuntos que serão tratados na reunião, além de local, data, horário de início e duração da reunião.

Também vale destacar no edital a importância da presença dos moradores nas decisões do condomínio. Além disso, o edital permite que os moradores saibam dos assuntos que serão tratados e se preparem para tirar suas dúvidas durante a assembleia. 

Escolha com cuidado a data e o horário

A data e horário da assembleia serão determinantes para a lotação ou não da reunião. Como síndico você conhecer os moradores do seu condomínio e saber quais dias e horários são mais efetivos para que todos consigam participar. Por isso, tenha esse cuidado e planeje com inteligência o dia que irá realizar a assembleia. 

Outra dica é evitar marcar assembleias perto de feriados, noites de jogos de futebol e finais de semana. Também é muito importante não marcar as reuniões durante o horário comercial. O horário mais comum para a realização das AGOs é geralmente às 20 horas.

Defina um cronograma de reuniões

Uma excelente forma de ajudar os moradores a se programar para as próximas reuniões de assembleia é criar um cronograma com as próximas assembleias. Isso ajuda os condôminos a saberem com antecedência para estar presentes.

Crie regras para a reunião

Uma boa maneira de garantir que todas as pautas sejam tratadas e que a assembleia não se estenda mais do que o prazo determinado é definir regras para a reunião. Algumas regras que podem ser definidas são: 

• Manter os celulares desligados ou no modo silencioso
• Não interromper quem está com a palavra
• Levantar a mão para solicitar a palavra
• Não discutir questões pessoais
• Definir uma ordem de discussão das pautas

Ofereça um ambiente confortável

Se no seu condomínio existem espaços de convivência diferenciados, uma boa alternativa para atrair mais participantes para a assembleia é realizar as reuniões nesses ambientes. Isso, além de garantir mais conforto aos condôminos, pode demonstrar que sua gestão está preocupada em realizar ações diferentes e que engajem os moradores.

Deixe alguma alimentação à disposição

Essa dica não é obrigatória, mas pode ser um excelente e delicioso atrativo para as reuniões. Oferecer algum tipo de coffee break, como café, água, iogurte, biscoitos e torradinhas pode ser um diferencial para as reuniões e atrair mais participantes.

Planeje dinâmicas de integração

É muito comum em condomínios maiores que os moradores de todas unidades acabem não se conhecendo. Por isso, uma boa dica é antes de iniciar a assembleia realizar algum tipo de dinâmica de integração entre os presentes. Isso, além de criar um clima mais leve para a reunião, pode trazer frutos para o futuro do condomínio.

Fonte: https://blog.townsq.com.br/